Exit interview – konstruktywna rozmowa

Rozmowa końcowa jest procesem, w którym pracownik może, lecz nie musi uczestniczyć. To od nas – pracodawców, działów HR, bezpośrednich przełożonych zależy, czy osoba odchodząca podzieli się swoim spostrzeżeniami, czy zdecyduje się odejść bez słowa. Chęć uczestnictwa w rozmowie oraz jej przebieg w dużej mierze zależy od dojrzałości obu stron, wspólnych doświadczeń i wiążących się z tym emocji.

W większości firm proces ten jest przeprowadzany przez działy HR, jednakże, aby odpowiednio wykorzystać to narzędzie, niezbędne jest aby managerowie drugiej lub trzeciej linii uczestniczyli w tej rozmowie. Wywiady z udziałem managerów mogą doprowadzić do szybszego wprowadzenia zmian w danym zespole, co w przyszłości może wpłynąć na zmniejszenie rotacji i zatrzymanie najlepszych pracowników w organizacji. Ich udział również świadczy o tym, że firma dba o opinie odchodzących pracowników.

Jednym z rozwiązań, zwiększającym poczucie komfortu pracownika, jest zatrudnienie zewnętrznego konsultanta do przeprowadzania rozmowy. Konsultant jest osobą bezstronną, bardziej prawdopodobne jest więc, że osoba odchodząca podzieli się z nim swoimi opiniami otwarcie, bez lęku o konsekwencje.

Kiedy jest najlepiej przeprowadzić exit interview 

Większość rozmów odbywa się przeważnie w ostatnim tygodniu lub nawet w ostatnim dniu pracy odchodzącej osoby. Niektórzy eksperci twierdzą natomiast, że najlepszym momentem do przeprowadzenia exit interview jest czas pomiędzy złożeniem wypowiedzenia przez pracownika, a jego ostatnim dniem pracy. Początkowe emocje zdążą już opaść, a pracownik nie jest jeszcze całkowicie zdystansowany od życia firmy.

Z drugiej strony, osoba która niedawno odeszła z organizacji może być również źródłem rzetelnych odpowiedzi. Obiektywnie może ocenić powody swojego odejścia i całkiem szczerze z nami porozmawiać.

Rozmowa – standaryzowana vs. niestandaryzowana  

Każda firma, która przeprowadza exit interview może wybrać odpowiednią dla swojej organizacji metodę przeprowadzenia tego procesu. Może to być kwestionariusz, ankieta lub bezpośrednia rozmowa z managerem i/lub działem HR. Na ogół, firmy wykorzystują rozmowę standaryzowaną w połączeniu z rozmową niestandaryzowaną, metody te uzupełniają się wzajemnie. Pytania standaryzowane umożliwiają zaobserwowanie trendów w rotacji personelu, a niestandaryzowana rozmowa może dostarczyć dodatkowych, pomocnych informacji.

Siła rozmowy końcowej 

Dobrze przeprowadzona rozmowa końcowa, nie tylko pomoże zidentyfikować obszary funkcjonowania firmy, którym należy się dokładniej przyjrzeć, ale także wskaże nam co pracownicy cenią w organizacji. Najważniejsze jest, aby obydwie strony czuły, że rozmowa jest wartościowa.