Co warto wiedzieć o programach poleceń?

Jak wynika z wielu niezależnych od siebie badań, polecenia pracownicze, to jedno z najlepszych źródeł pozyskiwania kandydatów. Pracownik, który poleca kandydata, może otrzymać gratyfikację finansową lub inne benefity ze strony firmy, jeżeli osoba polecona przez niego, zostanie zatrudniona. Zdarza się, że osoby z dłuższym stażem pracy mogą początkowo sceptycznie odnosić się do kandydatów zatrudnionych w ich mniemaniu “po znajomości”. System poleceń nie ma w takich przypadkach najmniejszych znamion nepotyzmu, ponieważ polecane osoby uczestniczą w procesie rekrutacji z innymi kandydatami ubiegającymi się o to samo stanowisko. Polecenie takie nie jest równoznaczne z otrzymaniem pracy. 

Zanim wdrożymy system poleceń w naszej firmie musimy się do niego dobrze przygotować. Opisaliśmy w ramach naszych rozważań, co warto wiedzieć o programie poleceń.

Przygotuj zrozumiały dla pracowników system poleceń

Decydując się na stworzenie programu poleceń należy przygotować regulamin postępowania. Dokument taki powinien zawierać informacje na temat tego:

– kto może polecać kandydata,

– w jaki sposób można przekazać dane kandydata,

– jaką gratyfikację może otrzymać pracownik za polecenie, 

– jak zabezpieczane są dane osobowe kandydata.

Kandydat z polecenia posiada dostęp do szczegółowych informacji o firmie: pracownik, który przesyła jego aplikację do firmy z pewnością dzieli się informacjami o tym, jak funkcjonuje firma. To pozwala sprawnie przeprowadzić proces rekrutacji, a kandydatowi – podjąć w pełni przemyślaną decyzję o przyjęciu ewentualnej oferty. To właśnie ten czynnik może tłumaczyć fakt, że pracownicy z poleceń często dłużej pozostają związani z pracodawcą (Jobvite index 2012).

Informuj o formie gratyfikacji za polecenie

Polecenie kandydata można nagradzać na wiele różnych sposobów. W Polsce najbardziej popularną formą jest ciągle przyznanie nagrody finansowej osobie polecającej. Tym niemniej można rozważyć również nagrody w innej postaci (np. wycieczki, karnety, kursy językowe) lub nagrody grupowe (budżet na wyjście integracyjne dla całego zespołu). Bez względu na to jakie rozwiązanie wyda nam się najsłuszniejsze i najbardziej zgodne z kulturą firmy, pamiętajmy by poinformować o nim pracowników przed wdrożeniem programu poleceń. Dzięki temu unikniemy nieporozumień i ewentualnego rozczarowania pracowników, którzy mogą być przyzwyczajeni do innych rozwiązań stosowanych poza firmą.

Dbaj o bezpieczeństwo danych uczestników procedury poleceń

Z pewnością większość firm jest przygotowanych do obowiązujących od 25 maja 2018 r przepisów RODO. Jednakże w tym przypadku należy zauważyć, że o ochronę danych osobowych kandydata poleconego musimy zadbać w szczególny sposób. Najprostszym rozwiązaniem jest zaproponowanie kandydatom osobistego zgłoszenia swojej kandydatury (wtedy też możemy poprosić o zgody niezbędne do przetwarzania danych osobowych) za pomocą standardowego formularza, w którym mogą dodatkowo wskazać imię i nazwisko osoby polecającej. Jeśli natomiast CV kandydata przekazywane jest do firmy przez pracownika, pamiętajmy by poprosić o zgodę na przetwarzanie danych jak najszybciej, najlepiej w pierwszej wiadomości skierowanej do kandydata. Pamiętajmy również, że choć osoba polecająca powinna zostać poinformowana jeśli kandydat przyjmie ofertę pracy, nie ma prawa do bardziej szczegółowych informacji o przebiegu procesu rekrutacji. 

Sprawnie prowadzony system poleceń pracowniczych może być jednym z najefektywniejszych sposobów pozyskiwania kandydatów. Jego stworzenie wymaga jednak wiedzy z zakresu ochrony danych, HR i rekrutacji, a także zrozumienia kultury organizacyjnej i czynników motywujących pracowników do polecania firmy znajomym. Dlatego program poleceń pracowniczych warto wprowadzać współpracując z odpowiednimi działami w firmie, a w miarę możliwości również konsultując jego szczegóły z grupą kontrolną pracowników.