Jak pisać skutecznie wiadomości do kandydatów?

Komunikacja jest jednym z najistotniejszych elementów formujących candidate experience. Jednakże z naszych obserwacji wynika, że wiadomości wysłane do kandydatów odbiegają często od ich potrzeb. Niewłaściwa komunikacja powoduje niską ilość odpowiedzi od kandydatów, powodując trudności w zamknięciu procesów rekrutacyjnych. Na ilość odpowiedzi wpływać może też źródło wiadomości – okazuje się, że kandydaci znacznie chętniej odpowiadają na wiadomości wysłane przez managerów niż rekruterów. Dlatego poszukując pracownika do swojego zespołu powinniście wiedzieć, w jaki sposób możecie stworzyć skuteczną wiadomość:

Nie wysyłaj masowych wiadomości

Opracowanie wiadomości atrakcyjnej dla wszystkich kandydatów jednocześnie nie jest wcale niemożliwe. To właśnie na tym mechanizmie opiera się przemysł reklamowy. Jest to jednak z całą pewnością o wiele trudniejsze, niż przygotowanie krótkich, spersonalizowanych komunikatów.

Dając odbiorcy jasno do zrozumienia, że wiadomość skierowana jest właśnie do niego macie zdecydowanie większą szansę na odpowiedź, dlatego pokażcie kandydatowi, że zapoznaliście się z jego profilem. Nawiązując kontakt nie zapominajcie, że odbiorca musi zobaczyć jasną korzyść wynikającą z jego kontynuowania, wobec czego odwołanie się do jego doświadczenia, umiejętności czy zainteresowań jest tak istotne.

Pisz krótko i konkretnie

Celem pierwszej wiadomości jest przede wszystkim uzyskanie odpowiedzi. Zdecydowanie łatwiej jest przekonać potencjalnego kandydata do udziału w procesie rekrutacji, jeśli jesteście z nim już w kontakcie. Dlatego unikajcie pisania zbyt długich wiadomości wyczerpujących w zupełności temat. Przedstawcie konkretne informacje dotyczące stanowiska i projektu (takie jak  wielkość zespołu, wynagrodzenie, lokalizacja) jednocześnie pozostawiając odbiorcy miejsce na zadanie dalszych pytań. Sami również możecie wykorzystać pytania. W ten sposób wykażecie zainteresowanie odbiorcą i zachowacie konwersacyjny ton wiadomości, zachęcając do odpowiedzi.

Użyj Call to action

Ważne jest, by zakończyć wiadomość tak zwanym wezwaniem do działania, dając odbiorcy znać czego oczekujecie (i czego sam może od Was oczekiwać). Można w tym wypadku przyjąć styl mniej lub bardziej bezpośredni, np. wskazując na możliwość odbycia rozmowy lub dopytując o dogodny dla odbiorcy czas na jej przeprowadzenie. Warto podać również swoje dane kontaktowe, zwłaszcza jeśli kontakt odbywa się przez platformę, na którą Wasz odbiorca nie zagląda codziennie. Możecie również zachęcić potencjalnego kandydata do kontaktu bezpośrednio z rekruterem, zwłaszcza, jeśli nie zawsze jesteście dostępni telefonicznie lub mailowo.

Utrzymuj wiadomość w pozytywnym tonie

Wiadomości do potencjalnych kandydatów nie muszą wcale być utrzymane w sztywnym tonie. Profesjonalizm wyraża się przecież nie w formalnych powitaniach, ale przede wszystkim w zrozumieniu potrzeb odbiorcy. Nie ma więc nic złego w zwracaniu się do kandydata na “Ty” lub, wręcz przeciwnie, w zachowaniu większego dystansu, pod warunkiem że taki styl pasuje do kontekstu i jest zgodny z kulturą organizacyjną firmy oraz przesłankami wynikającymi z profilu odbiorcy. Należy jednak koniecznie utrzymać komunikację w pozytywnym tonie – to dotyczy nie tylko pierwszej wiadomości, ale również całego przebiegu konwersacji. Jeśli odbiorca zwróci uwagę na jakiś element wiadomości lub sposób, w jaki się do niego zwróciliśmy wyrażając niezadowolenie, należy koniecznie przeprosić i kontynuować konwersację w takim tonie, który będzie mu odpowiadać. Choć nie każdy potencjalny kandydat zostanie prędzej czy później naszym współpracownikiem, jego opinia może wpływać na Wasz wizerunek w branży. Dlatego nieporozumienia wyjaśniajcie na bieżąco, dbając o pozytywne wrażenia potencjalnych kandydatów.

W komunikacji – w tym komunikacji z potencjalnymi kandydatami – nie ma niezawodnych rozwiązań. Nawet najlepiej przygotowana wiadomość nie zagwarantuje Wam odpowiedzi. Możecie jednak zdecydowanie zwiększyć swoje szanse na ich otrzymanie i budować pozytywny wizerunek własny i firmy, stosując się do tych kilku prostych wskazówek. Pamiętajcie, że pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie i może mieć znaczący wpływ na decyzję o podjęciu współpracy z firmą – i Wami jako managerem.