Jak mierzyć efektywność pracy agencji rekrutacyjnej?

Czas pandemii z dnia na dzień dokonał sporego zawirowania w realizacji założonych planów strategicznych, między innymi w obszarze rekrutacji. Istotnym momentem okazał się czas wprowadzenia zmian dotyczących formy wykonywania pracy. Pojawiła się konieczność szybkiego przestawienia się na pracę zdalną. Z jednej strony, sytuacja ta wymusiła na działach HR odpowiednie przygotowanie organizacyjne dla pracy zdalnej. Z drugiej strony, konieczna była weryfikacja priorytetów w zatrudnieniu.

 

Dla jednych lockdown był początkiem końca działalności firm, dla drugich czasem rozkwitu i znalezienia nowych pomysłów na biznes. Przykładem jest rozwój e-commerce. Wg raportu Rynek pracy w czasie COVID-19*, wzrost ofert pracy na stanowiska związane z przestrzenią e-commerce to 40% więcej niż w ubiegłym roku.

 

Rekrutacja talentów w skuteczny, wydajny i opłacalny sposób jest jednym z kluczowych celów dla organizacji. Jednym ze sposobów realizacji planów w obszarze rekrutacji jest współpraca z partnerem zewnętrznym. Czas niepewności i optymalizacji działań jest jednak momentem analizy efektywności prowadzonych procesów.

 

Jak można mierzyć efektywność działań zewnętrznych partnerów w rekrutacji?

 

Tydzień temu przeprowadziliśmy jednodniowe badanie, którego celem było uzyskanie informacji dotyczących wskaźników, umożliwiających mierzenie efektywności pracy z agencją rekrutacyjną. Sprawdziliśmy, które z nich są kluczowe przy wyborze partnera do współpracy. Wskaźniki które analizowaliśmy to:

 

• Czas realizacji rekrutacji (Time to Hire)
• Koszt zatrudnienia (Cost of Hire)
• Zadowolenie hiring managera (Hiring Manager Satisfaction)
• Wskaźnik rotacji (Quality of Hire)

 

W badaniu wzięły udział osoby, które na co dzień odpowiadają za rekrutacje w swoich organizacjach.

 

Dla ankietowanych, kluczowym współczynnikiem sprawdzającym jakość pracy agencji zatrudnienia, okazał się wskaźnik rotacji zatrudnionych osób w firmie.

 

Kolejno, jako kluczowe ankietowani wybrali:

• Czas realizacji rekrutacji
• Zadowolenie hiring managera
• Koszt zatrudnienia

Przyjrzyjmy się zatem jak można ocenić efekty pracy zewnętrznych partnerów rekrutacyjnych.

 

Bez ludzi nie ma biznesu

 

Czas realizacji rekrutacji (Time to Hire) – pokazuje jak szybko agencja rekrutacyjna dociera do odpowiednich kandydatów. Ale również, jak efektywnie przedstawia ofertę, angażując kandydata w proces
i finałowo, w jakim czasie rekomenduje odpowiednich kandydatów, których firma docelowo zatrudni. Przy niszowych stanowiskach, czas rekrutacji automatycznie się zwiększa. Dodatkowo, należy też pamiętać o okresie wypowiedzenia kandydata, który choć nie wpływa bezpośrednio na „time to hire”, przedłuża czas oczekiwania na nową osobę. Istotne jest więc aby na początku projektu zdefiniować jak będziemy mierzyć efektywność tego wskaźnika.

 

Czas rekrutacji możemy mierzyć jako czas od przyjęcia projektu i briefingu z hiring managerem do momentu:

• przedstawienia odpowiednich kandydatów,
• podpisania umowy przez kandydata,
• pierwszego dnia pracy nowego pracownika,
• podpisania umowy po okresie próbnym.

 

Wg raportu eRecruiter „Efektywność rekrutacji” **,  najbardziej czasochłonne w procesie rekrutacji są spotkania z kandydatami (69% respondentów). Na podobnym poziomie są: selekcja aplikacji, komunikacja z kandydatami i menadżerami. Najmniej czasochłonne jest raportowanie/koordynacja całego procesu rekrutacji. Co drugi HR-owiec uważa, że prowadzone procesy rekrutacyjne powinny być krótsze.

 

„W HR Contact już w ciągu 2 do 3 tygodni przedstawiamy rekomendacje kandydatów.”

Wskaźnik czasu rekrutacji niesie za sobą kolejne wyzwanie, jakim jest jakość zatrudnienia. Ile razy zdarza się, że zatrudnienie kandydata kończy się wcześniejszym rozstaniem? Albo pomimo podpisanej umowy kandydat nie przychodzi do pracy w ustalonym dniu? Kluczowymi czynnikami, zapewniającymi nie tylko sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji przez partnera zewnętrznego, ale też odpowiednie dopasowanie kandydata do organizacji i roli są m.in.:

 

• jasno określony profil kandydata, zrozumienie roli i kultury organizacyjnej firmy przez partnera zewnętrznego,
• spójna komunikacja – zgodność przyszłych obowiązków i celów zatrudnienia z informacją przekazaną kandydatowi,
• sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji i ewaluacji kandydatów, zarówno przez agencję, jak i firmę – odpowiednio zbadane kompetencje i motywacje kandydata w procesie,
• odpowiednio przyprowadzony on-boarding.

Warto pamiętać również, że nowa osoba w organizacji rozwija się i osiąga pełną efektywność nawet do 6 – 9 miesięcy od zatrudnienia. Dlatego, ważna jest właściwa ocena kompetencji, osobowości oraz zaangażowania kandydata już na etapie rekrutacji.

 

Wskaźnik rotacji – wskaźnikiem jakości? (Quality of Hire) 

 

Drugim ważnym wskaźnikiem, który świadczy o dobrze przeprowadzonym procesie, a także o udanej współpracy pomiędzy agencją a organizacją jest „wskaźnik rotacji” czyli „Quality of Hire”.

W uproszczeniu, wskaźnik ten pokazuje jakość zatrudnienia, zrealizowanego we współpracy z partnerem zewnętrznym. Ewaluować można:

• ilość osób, zatrudnionych za pośrednictwem agencji, którym została przedłużona wstępna umowa o pracę,
• ilość pracowników, którzy kontynuują zatrudnienie po pierwszym roku.

 

Określić należy przedział czasowy takiej ewaluacji. Przykładowo, jeden rok pracy wewnątrz firmy może być uznany jako miernik tej efektywności.

 

„97% kandydatów zatrudnionych we współpracy z HR Contact pracuje u naszych klientów dłużej niż 1 rok.” 

Jak obliczyć koszt zatrudnienia (Cost per Hire)?

 

Wskaźnik ten pokazuje jaką kwotę średnio firma przeznacza na zatrudnienie nowej osoby i wdrożenie jej do organizacji. Znając ten wskaźnik, możemy planować i monitorować budżet przeznaczony

na rekrutację w firmie. Czynniki, które powinniśmy wziąć pod uwagę przy szacowaniu kosztów zatrudnienia dzielimy na wewnętrzne i zewnętrzne.

 

Do kosztów wewnętrznych możemy zaliczyć:

• wynagrodzenie zespołu zaangażowanego w rekrutację,
• narzędzia (licencje software’owe i narzędzia sourcingowe),
• program rekomendacji wewnętrznych,
• koszty szkoleń,
• przygotowanie stanowiska pracy.

 

Zewnętrzne koszty to:

• wynagrodzenie agencji rekrutacyjnej,
• wydarzenia branżowe (konferencje, targi pracy),
• publikacja ogłoszeń.

 

Aby zminimalizować koszty wewnętrzne oraz zmniejszyć ryzyko nieudanej rekrutacji, warto wesprzeć się parterem zewnętrznym – jego wiedzą ekspercką (znajomość branży i dobry network), a także wykorzystać jego pełną infrastrukturę (narzędzia, systemy), które pozwolą efektywnie przeprowadzić proces.

 

„…We are interested in attracting only the top talents from the local technology market. HR Contact has been instrumental in helping us to achieve our recruitment goals – usually under tremendous pressure of time and money…”

Zadowolenie hiring managera (Hiring Manager Satisfaction) 

 

Kluczową rolę w procesie zatrudnienia pełni hiring manager. Wspomnieliśmy, że skuteczna rekrutacja to taka, w wyniku której osoba zatrudniona nie tylko posiada wymagane kompetencje, jest odpowiednio dopasowana do kultury organizacyjnej, ale też pozostaje z firmą na dłużej. Decyzję o zatrudnieniu nowej osoby podejmuje, wraz z zespołem HR, hiring manager. Jest to osoba, która najlepiej zna swój zespół i może precyzyjnie nakreślić rolę i profil osoby, która odnajdzie na danym stanowisku, wnosząc wartość dodaną do firmy i szybko adaptując się do teamu. Dlatego współpraca agencji rekrutacyjnej nie tylko z działem HR, ale także bezpośrednio z hiring mangerem poprawia efektywność procesu. Odpowiednie rozumienie organizacji i celów biznesowych, pozwoli zewnętrznemu rekruterowi stać się prawdziwym HR Biznes Partnerem dla organizacji.

 

„Our HR team values most the cooperation with HR Contact for the professional approach towards the assigned projects. We see the results of good, detailed briefings before the start of recruitment in the quality of recommended candidates, who fit the profile and to the culture of our company.”

Jak hiring manager może więc pomóc ocenić efektywność pracy agencji rekrutacyjnej? Jest to możliwe dzięki wewnętrznemu badaniu NPS (Net Promoter Score) – czyli ocenie zadowolenia i chęci polecenia.

 

Przykład krótkiej ankiety:

„Na ile prawdopodobne jest, że poleciłbyś/poleciłabyś usługę agencji x, swojemu koledze w innym dziale?”

Określamy odpowiedzi w skali od 0-10, gdzie „0” oznacza zdecydowanie nie polecam, a „10” zdecydowanie polecam.

 

Interpretacja wyników odbywa się następująco:

– 0-6 – to krytycy, którzy źle oceniają naszego partnera w rekrutacji.

– 7-8 – to neutralni – osoby raczej zadowolone, ale jednocześnie skłonne do zmiany na inne rozwiązanie.

– 9-10 – to promotorzy – bardzo zadowoleni z efektów i jakości zatrudnionych osób oraz współpracy z daną agencją.

 

To jeden z najpopularniejszych sposób badania zadowolenia, który można w ciekawy sposób wykorzystać w innych obszarach HR.

 

Podsumowanie 

 

Gdy na koniec dnia liczy się efektywność i jakość zatrudnienia (Quality of Hire), która ma przynieść korzyści w dłuższej perspektywie czasu, warto zatrzymać się w codziennych działaniach i zweryfikować – gdzie i u kogo ta efektywność jest.

 

Odpowiedni partner rekrutacyjny dla organizacji, to pewność, że zakładane cele, które chce realizować biznes, będą osiągnięte.

 

Chcesz dowiedzieć się jak efektywnie przeprowadzić proces rekrutacji we współpracy z partnerem zewnętrznym? Porozmawiajmy.

Katarzyna Szudy: katarzyna.szudy@hrcontact.co

 

*  Rynek pracy w czasie COVID-19

** Raport: „Efektywność rekrutacji”

Autor: HR Contact Team

---